Digital ist das neue Normal: Die digitale Transformation stellt einen evolutionären Strukturwandel dar, der Gesellschaft, Wirtschaft und damit Produktions- sowie Arbeitsabläufe, Mitarbeiter* und Kunden betrifft. Die Grundlage der digitalen Transformation sind digitale Technologien, die in einer immer schneller werdenden Folge entwickelt werden und somit den Weg für wieder neue digitale Innovationen ebnen.
Gewiss wird die Etablierung digitaler Innovationen für das erfolgreiche Fortbestehen eines Unternehmens künftig von immer höherer Relevanz sein. Denn während digitale Neuerungen im privaten Bereich der Unterhaltung und der effizienten Erledigung alltäglicher Aufgaben dienen, können die neuen “digitalen Realitäten” für viele Unternehmen eine Bewährungsprobe darstellen. Somit ist es zum jetzigen Zeitpunkt unerlässlich, Strategien zu entwickeln, neue, digitale Geschäftsfelder zu erschließen und bestehende Prozesse zunehmend digital auszurichten.
Doch auch wenn es kein allgemeingültiges Patentrezept für die Umsetzung einer digitalen Strategie gibt, zeigt die Praxis, dass sich viele Abläufe in besonders „digitalisierten“ Unternehmen ähneln. Für diesen Artikel haben wir eine Reihe an Handlungsempfehlungen zusammengestellt, die sich auf den Erfolg anderer Unternehmen stützen.
Grundsätzliche Überlegungen
Am Anfang steht die Analyse: Wo steht Ihr Unternehmen derzeit hinsichtlich der digitalen Transformation– welche bestehenden Prozesse sind bereits digital ausgerichtet und welche nicht - gibt es Unterschiede innerhalb der verschiedenen Organisations- und Geschäftsbereiche. Dabei sollte ebenfalls bedacht werden, dass digitale Innovationen in gewissen Bereichen deutlich rentabler und sinnstiftender sind, als in anderen - dies hängt auch von der Branche ab, in der Ihr Unternehmen tätig ist. Auf dieser Basis kann der strategische Handlungsbedarf für den Aufbau digitaler Strukturen abgeleitet werden.
Warum eine Vision essentiell ist
Eine Vision entwirft nicht nur ein Bild von der Zukunft, sondern vermittelt außerdem, warum diese für die Belegschaft erstrebenswert ist. Dabei dient eine gute Vision im digitalen Wandlungsprozess drei wesentlichen Zwecken: Sie hilft zahlreiche Entscheidungen zu treffen, indem sie die allgemeine Richtung des Wandels definiert. Sie motiviert, Schritte in die richtige Richtung zu tätigen, und hilft dabei, das Handeln von Menschen schnell zu koordinieren. Eine konkrete Vision mit einer unterstützenden Strategie hilft somit etwaige Uneinigkeiten zu klären.
Eine Führungskoalition aufbauen
Um nun einen fundamentalen Veränderungsprozess zu starten, ist eine effektive Führungskoalition von zentraler Bedeutung, die sich aus den Mitgliedern der einzelnen Fachbereiche einer Organisation zusammensetzen sollte.
Die Größe einer solchen Koalition korrespondiert mit der Größe des Unternehmens. Während die Veränderung meist mit zwei bis drei Personen startet, wächst die Gruppierung bei einer erfolgreichen Transformation auf ein halbes Dutzend in kleineren Unternehmen, die bis zu 50 Mitarbeitern beschäftigen. Dabei empfehlen sich zwischen 20 bis 50 Kandidaten, die in größeren Unternehmen nominiert werden können.
Um für die Führungskoalition die passenden Mitglieder zu finden, sind verschiedene Faktoren von Relevanz: Haben die Mitglieder eine gute Reputation, so dass Vorankündigungen von Mitarbeitern ernst genommen werden? Sind die verschiedenen Ansichten – beispielsweise fachlicher Natur –, die für die anstehenden Aufgaben von Bedeutung sind, angemessen vertreten? Sind in der Gruppe ausreichend Leader vertreten, die bewiesen haben, dass sie in der Lage sind, einen Veränderungsprozess anzutreiben?
Kommunikation
Die Vision soll ein gemeinsames Verständnis der Richtungsvorgaben erzeugen. Versuchen Sie daher, auf akademische Sprache und übermäßigen Fachjargon zu verzichten, um Konfusion, Misstrauen und Befremden zu vermeiden. Außerdem ist sind das Kommunizieren und Vorleben der neuen Strategie dem Gelingen der digitalen Transformation sehr dienlich - Ihre Ideen werden erst internalisiert, wenn sie mehrfach gehört werden und mit dem Verhalten bedeutender Persönlichkeiten im Unternehmen konformgehen.
Grundsätzlich gelten Kommunikation und Offenheit als Herzstück aller Prozesse der digitalen Transformation und begleiten das gesamte Change-Projekt.
Barrieren beseitigen
Digitale Technik alleine macht ein Unternehmen noch nicht effizient, innovativ oder agil: Der Einsatz digitaler Tools garantiert keine verbesserte Kommunikation oder Prozessoptimierung, wenn über deren Gebrauch keine Klarheit herrscht. Die Digitalisierung wird voraussichtlich Unsicherheit auslösen: Die Mitarbeiter haben Angst um den eigenen Arbeitsplatz oder bezweifeln, die neue Technik richtig anwenden zu können.
Versuchen Sie zu vermeiden, den zweiten Schritt vor dem ersten zu machen: Der digitalen Transformation liegt die Beseitigung struktureller Barrieren zugrunde – beispielsweise, indem Mitarbeiter in technische Neuerungen eingearbeitet werden und ihnen dadurch die Angst vor dem Unbekannten genommen wird.
Veränderungen kosten in der Regel Geld. Neben Budgets für das Aufsetzen einer Change-Architektur, Change Agents und Weiterbildung sind Mittel für Technologien wie Social Media, Mobility oder Cloud Computing einzuplanen.
Projektmanagement im Change
Die Aufgabe des Projektmanagements besteht darin, alle für die digitale Transformation relevanten Komponenten und Institutionen zu berücksichtigen und zu koordinieren: Die Strategie und die Vision, die den Wandlungsprozess antreiben; die Führungskoalition und die Kommunikation, die die Transformation unterstützen. Das Projektmanagement im Rahmen der digitalen Transformation ist äußerst vielschichtig. Hilfreich ist, dass das Projektmanagement die Digitalisierung selbst vorlebt und mit gutem Beispiel vorangeht.
Eine „Roadmap“ zu entwickeln, in der die notwendigen Projekte zur Digitalisierung nach gewichteten Kriterien priorisiert und digital visualisiert werden, sollte im Zuge der digitalen Transformation ein essenzieller Bestandteil des Projektmanagements sein. Digitales „Roadmapping“ empfiehlt sich vor allem, um auf neue Priorisierungseinflüsse flexibel reagieren zu können.
Schnelle Erfolge erzielen
In jedem Transformationsprozess sollten schnelle Erfolge – wenn möglich – eingeplant und verwirklicht werden. Denn diese unterstützen die weitere digitale Transformation in vielerlei Hinsicht: Sie rechtfertigen kurzfristig anfallende Kosten und entlohnen die am Change beteiligten Mitarbeiter.
Außerdem sollten kurzfristige Erfolge und die damit einhergehende Glaubwürdigkeit genutzt werden, um weitere und größere Projekte anzugehen. Dazu bedarf es mehr Unterstützung: zusätzliche Leute gilt es zu integrieren und fördern, die bei anfallenden Neuerungen eine unterstützende Rolle einnehmen können.
Letztlich ist die digitale Transformation eine zukunftsorientierte, langfristige Umgestaltung, die über Erfolg und Misserfolg eines Unternehmens mitentscheidet – sie bietet vielfältige Möglichkeiten zur Differenzierung und legt damit den Grundstein für neue Möglichkeiten in nahezu sämtlichen Geschäftsbereichen.
* Aus Gründen der Leserlichkeit und Übersichtlichkeit werden im vorliegenden Artikel die männlichen Personenbezeichnungen verwendet. Dabei sind natürlich stets beide Geschlechter gemeint.
