Eine kleine Organisation, welche komplexe Dienstleistungen vertreibt, wollte ihren Vertrieb stärken. Zuständig für das Service- und Vertriebsteam war dieselbe Führungskraft. Diese hielt die Servicemitarbeiter nun dazu an, einen Teil der Vertriebsaufgaben – die Betreuung von Verkaufschancen mit geringem Umsatzvolumen – zu übernehmen. Die Empörung der Kollegen im Service war bei der Verkündung groß.
Unser Beispiel beschreibt eine typische illegitime Aufgabe. Die Mitarbeiter fühlen sich abschätzig behandelt, können Ressentiments gegenüber ihrem Unternehmen entwickeln oder in Folge unter Erschöpfung leiden.
Illegitime Aufgaben – eine Definition
Als illegitime Aufgaben werden Tätigkeiten bezeichnet, die in einem bestimmten Kontext von einer Person als unnötig oder unzumutbar empfunden werden. Unnötige Aufgaben werden von Mitarbeitern als sinnlos empfunden, z.B. die Erstellung einer Dokumentation, die von niemandem genutzt wird. Unzumutbare Aufgaben passen nicht zur beruflichen Rolle des betroffenen Mitarbeiters und lenken von der eigentlichen Kernaufgabe ab. Im obigen Beispiel handelt es sich um letzteres. Die Betreuung von Verkaufschancen ist nicht Teil der Rolle eines Servicemitarbeiters. Zugleich lenkt diese Aufgabe von der Kernarbeit ab und stellt eine zusätzliche Belastung dar. Das berufliche Selbstbild und das damit einhergehende Selbstwertgefühl der Betroffenen werden herabgestuft. Das resultierende Stresserleben kann psychische Belastungsfolgen nach sich ziehen.
Die Gefährdungsbeurteilung zur Identifikation illegitimer Aufgaben
Illegitime Aufgaben können im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung sichtbar gemacht werden. Im Rahmen einer Befragung als präferierte Erhebungsmethode dienen Einzelfragen wie „Die Aufgabenverteilung in meinem Arbeitsumfeld ist gerecht.“ und „Ich nehme meine Aufgaben als sinnvoll wahr.“ zur Ermittlung unzumutbarer bzw. unnötiger Aufgaben.
Im Rahmen von Gefährdungsbeurteilungen zeigte sich ein starker Zusammenhang zwischen illegitimen Aufgaben und der Reizbarkeit von Mitarbeitern, negativen Gefühlen gegenüber dem Arbeitgeber und Arbeitsunzufriedenheit. Als Folge wurden Verhaltensweisen wie das Überziehen von Pausen oder die Nutzung der Arbeitszeit zu privaten Zwecken beobachtet. Ein starker Einfluss auf das Engagement wird damit ebenfalls deutlich.
Schlussfolgerungen für die Praxis
In der Regel werden illegitime Aufgaben durch den Vorgesetzen erteilt. Für diesen steht meist das Ziel der Organisation im Fokus. Hierbei darf allerdings nicht außer Acht bleiben, was die Zuweisung einer illegitimen Aufgabe für die Mitarbeiter bedeuten kann. Ziel und mögliche „Kollateralschäden“ bei der Belegschaft müssen sorgsam abgewogen werden. Gerade bei Dokumentationsaufgaben ist es ratsam, auf das richtige Maß zu achten und nicht über das Ziel hinauszuschießen, um die Betroffenen nicht unnötig zu frustrieren.
Unter Umständen kann die Zuweisung potentiell illegitimer Aufgaben aber auch durchaus angemessen sein. Kommen wir zurück zu unserem Beispiel: Auf der Basis einer Vielzahl von Kundenanfragen ist der Vertrieb so ausgelastet, dass das hohe Arbeitsvolumen nicht mehr durch Überstunden bewältigt werden kann. Ohne die kurzfristige Hilfe der Servicemitarbeiter können die Deadlines für die Abgabe der Angebote nicht gehalten werden; für das Unternehmen wichtige Umsätze gingen verloren. Hier obliegt es nun der Führungskraft, den Servicemitarbeitern diesen Sachverhalt deutlich zu machen. Zugleich sollte unterstrichen werden, dass man sich durchaus bewusst ist, dass die Betreuung von Verkaufschancen nicht zum regulären Aufgabengebiet der Servicekollegen gehört. Durch die geeignete Kommunikation können etwaige Belastungsfolgen abgepuffert werden.
Sie sind an weiteren Informationen zu illegitimen Aufgaben interessiert? Sie möchten diese im Rahmen einer Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung identifizieren und geeignete Maßnahmen ergreifen?
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